Assistant.e Executive - Coordinateur.trice projet

📢 Vous êtes à la recherche de sens ? Vous souhaitez évoluer au sein d’une entreprise humaine, innovante et performante ?

ELLASANTÉ est un Centre médical de prévention et d’accompagnement à la santé, constitué d’experts et d’un plateau technique de pointe, situé au cœur du 8ème arrondissement de Paris. En synergie avec la Fondation PiLeje abritée par la Fondation de France, le Centre propose aux entreprises une offre de Santé de Prévention personnalisable afin d’accompagner dirigeants et salariés selon leurs besoins (Bilans de Santé, Téléconsultations, Ateliers individuels et collectifs) en complément de son activité de soins accessibles à tous.

Vous recherchez un poste dynamique et exigeant, où votre polyvalence, votre réactivité et votre intelligence de situation seront pleinement mises à contribution ? Rejoignez et accompagnez la Présidente et Déléguée Générale dans ses missions stratégiques et opérationnelles.

Cette structure, à taille humaine, repose sur des valeurs fortes : engagement, altruisme et sens du travail bien fait. Dans cet environnement dynamique, la polyvalence est essentielle et les missions sont variées, évolutives et jamais totalement exhaustives.

Aux côtés d’une dirigeante polyvalente, rapide et exigeante, vous serez un véritable facilitateur, capable de comprendre rapidement les enjeux, de vous adapter et d’anticiper les besoins.

Vos missions seront les suivantes :

• Apporter un support administratif et juridique dans la gestion opérationnelle de ses activités en fonction de ses besoins et actualités (gestion de dossiers de subvention, représentation en réunion, recherches diverses en ligne, contrats, RGPD, achats…) ;

• Rédiger, suivre et synthétiser les réunions internes et externes (ex : comités, conseils d’administration…) en veillant à en assurer la logistique et la bonne circulation des informations entre les parties prenantes ;

• Coordonner les projets par délégation de la direction (services généraux, relations publiques, sécurité informatique, formations...)

• Faciliter la collaboration entre les différents services du centre et de la fondation ainsi qu'avec les partenaires externes afin d’assurer l’alignement et la synergie des activités

• Soutenir votre responsable hiérarchique dans la gestion quotidienne de ses activités administratives (tri des correspondances, gestion des notes de frais, classement et archivage de documents…) ;

• Participer au recrutement (présélections, organisation des entretiens...)

PROFIL RECHERCHÉ 🚀

Formation bac +5 en Gestion / Administration

Expérience précédente de 3 à 5 ans dans un poste d’assistanat de direction, dans un environnement dynamique et exigeant ;

Excellente maitrise des outils de bureautique (Word, Excel, power Point)

Utilisation d'outils d'intelligence artificielle (ChatGPT, Copilot...)

Vous êtes reconnu.e pour vos excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles. Vous savez gérer des priorités / sujets multiples 

Compétences & qualités essentielles:

• Rapidité de compréhension et intelligence de situation : vous captez vite, anticipez et prenez des initiatives.

• Proactivité et sens du service : vous facilitez le quotidien et veillez à l’efficacité des processus.

• Excellentes capacités rédactionnelles et d’écoute active : vous savez retranscrire et reformuler les idées avec justesse et structurer l’information.

• Polyvalence et rigueur : vous jonglez entre différentes missions avec organisation et méthode.

• Maîtrise de la mise en page et des présentations PowerPoint : vous savez rendre les documents clairs et impactants.

• Capacité à travailler en open space : vous êtes à l’aise dans un environnement collaboratif tout en restant concentré(e) et efficace avec le respect de la confidentialité

AUTRES INFORMATIONS ✅

Lieu de travail : Paris 8e

Prise de poste : Dès que possible

Type de contrat : CDI

Statut : Cadre

Rémunération selon profil et expérience

Autres avantages : intéressement / participation, TR, mutuelle, œuvres sociales, télétravail, ...

Poste ouvert aux personnes en situation de handicap